I 5 strumenti fondamentali per la digitalizzazione d’impresa

Il passaggio dall’azienda analogica a quella digitale è ancora in atto, soprattutto in Paesi come il nostro, in cui l’effettiva implementazione di nuovi sistemi di gestione e di sviluppo si sta verificando più lentamente che altrove.

Del resto siamo in ritardo anche per quanto riguarda l’utilizzo di internet e dei servizi che offre, se confrontiamo l’Italia con i Paesi del nord Europa. In ogni caso stiamo parlando di un processo già avviato da tempo, per il quale è importante utilizzare strumenti che per alcune imprese risultano del tutto nuovi.

Ecco quindi quelli che abbiamo individuato come i cinque principali strumenti per attuare in modo efficace la digitalizzazione di un’impresa italiana.

1. Software gestionale ERP

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, e per un’impresa che intende abbracciare il nuovo mondo digitale avere a disposizione un software ERP di qualità è assolutamente essenziale. All’interno del medesimo ambiente software è possibile riunire la pianificazione d’impresa, la gestione amministrativa e il monitoraggio costante del lavoro via via svolto.

L’uso di un software gestionale di ultima generazione consente di ottenere una serie di vantaggi importanti, compresa la possibilità di poter gestire al meglio un lavoro sempre più decentralizzato, grazie allo smart working ma non solo.

Per altro, oggi sono disponibili software ERP basati interamente sul cloud, che permettono di avere costantemente, e da ogni luogo, a disposizione documentazione, fatture, contratti e dati relativi all’attività d’impresa.

2. Document management system

   Il secondo passo si allaccia al primo e necessariamente deve oggi sfruttare il cloud, uno spazio condiviso o condivisibile online, sul quale conservare tutti i dati necessari all’attività d’impresa, alla fatturazione, alla gestione del personale, e via dicendo.

   Un Document Management System è in senso più lato il sistema che consente di archiviare, condividere e gestire tutta la documentazione prodotta quotidianamente in azienda.

   Avere a disposizione un sistema evoluto per la documentazione consente di migliorare la qualità del lavoro, rendendo più semplice e rapida la condivisione e l’archiviazione dei documenti.

3. Attivare un sito web

   Oggi è essenziale per molte imprese avere a disposizione un sito web per poter essere presenti sulla rete e comunicare direttamente con la propria clientela. Sul proprio sito è importante mettere a disposizione dei clienti la possibilità di trovare assistenza costante e affidabile, così come le informazioni sull’azienda stessa e sui prodotti o servizi offerti.

   Attraverso internet oggi le imprese possono costruire un’autorevolezza impensabile in passato, e proporre a clienti e fornitori alcuni servizi impossibili da gestire altrimenti. Tramite un sito internet, e le relative pagine social, si creano anche campagne marketing, che sempre più spesso sono completamente digitali.

4. Fatturazione sul cloud

   Così come è importante utilizzare il cloud per la documentazione, è essenziale per la digitalizzazione sfruttare questo strumento anche per la fatturazione. Soprattutto oggi, considerato che ormai la grande maggioranza delle imprese usa la fatturazione elettronica. Altrettanto utili per la digitalizzazione sono inoltre i sistemi di firma digitale, che consentono di siglare documenti e contratti senza spostarsi dall’ufficio, o comunque senza necessità di recarsi presso il cliente o il fornitore.

5. Cyber security

Un mondo sempre più digitalizzato deve offrire anche un nuovo livello di sicurezza, sul web e sul cloud oltre che nei luoghi fisici. Gestire i dati dei clienti, avere enormi quantità di dati sul cloud in condivisione con altri, conservare in rete progetti e contratti, presuppone un eccellente grado di sicurezza informatica, che garantisca l’impossibilità di accedere a tali dati in maniera dolosa.